¡Hola! Seiiti Arata! Si tú eres de los que siempre están ocupados, necesitamos hablar. ¡Y no me vayas a decir que no puedes porque estás ocupado!
Seguro conoces a alguien que es de esos que siempre está ocupado, siempre tiene mil cosas por hacer. Esas personas que nunca terminan su lista de pendientes.
Conforme van cumpliendo con sus cosas por hacer, sienten que pueden comprometerse a hacer otras. Al final, nunca tienen tiempo libre; su agenda está siempre llena.
Pensemos en un caso particular. Digamos que en tu lista de tareas tienes organizar tu escritorio. Cuando terminas, tienes por ahí algunos libros que ya no quieres en tu colección, pero tampoco quieres tirar.
Entonces te propones una nueva tarea: ir a una biblioteca pública o librería para donar o vender tus libros. Siempre que acabamos de hacer algo, sentimos que se abre un espacio en nuestra agenda y podemos llenarlo con otras actividades; es algo intuitivo.
Por esto, es una ilusión pensar que basta con hacer nuestras actividades más rápido para tener tiempo libre. Eso no va a pasar, porque cada ‘hueco’ de tiempo libre que tengamos, vamos a intentar llenarlo con más deberes.
1. No intentes comerte el mundo
El querer hacer todo al mismo tiempo es señal de falta de capacidad para darle prioridad a las cosas.
¿Qué es la productividad para ti? ¿Es hacer el doble de las tareas en la mitad del tiempo? Si haces el doble de las actividades, probablemente acabes iniciando un doble de compromisos.
Ese es el problema de intentar comerte el mundo; simplemente se puede conseguir tanto. Pero no me malinterpretes, yo creo que es muy saludable tener planes ambiciosos para nuestro futuro, grandes aspiraciones y soñar.
Pero al mismo tiempo, debemos ser realistas y poner los pies sobre la tierra.. De lo contrario, vamos a acabar siempre frustrados, estresados, por no poder nunca acabar con nuestra lista de tareas. Además, si me hago más compromisos de los que puedo cumplir, tarde o temprano habrá un montón de personas con las que habré quedado mal, por no haber cumplido con ellas.
Al momento de hacer tus planes, de ponerte de acuerdo con la gente, de planear tu agenda, ten en mente siempre este primer consejo: no intentes comerte el mundo.
Sé consciente de los compromisos que ya asumiste, de lo que es importante para ti (prioridades) y de la necesidad de mantener un equilibrio en tu vida. Tener en cuenta tus limitaciones es un buen ejercicio de humildad y sabiduría. Esto te ayudará a implementar el siguiente consejo, que es:
2. Ten claro cuáles son tus prioridades
Puede pasar que termines desperdiciando tu tiempo ocupándote de cosas pequeñas que no te sirvan de nada ni te generen resultados.
Hagamos un ejercicio juntos: toma papel y pluma y toma cinco minutos para escribir todos los pendientes que tiene. Anota todo lo que te venga a la mente. Personas con las que tengas que ponerte en contacto, mensajes por responder, felicitaciones pendientes, cosas que tengas sin terminar, libros que tengas pendientes por leer, proyectos pendientes en tu trabajo, en fin, todo. Pausa el video, escribe tu lista de pendientes, y seguimos.
¿Listo? En general, por cada 10 cosas que anotaste, sólo una es de verdad importante. Las demás se van dejando para después, o mejor, para nunca.
Y es que, si te ocupas haciendo las actividades de menor importancia, vas a acabar abrumado, siempre ocupado, a las carreras, y frustrado porque no consigues acabar con todo.
Mejor tómalo con calma, deja de lado los pendientes menos importantes.
3. El arte de delegar
Tal vez sientas que es difícil dejar de lado algunas de estas actividades menos importantes. En ese caso, quizás sí deben cumplirse, pero no necesariamente por ti.
Es aquí que debes aprender a involucrar a otras personas en tu equipo.
Esto tampoco quiere decir que debes contratar gente para que te resuelva la vida. Aunque, si tienes una empresa, puede ser una buena idea hacer algunas contrataciones. Pero mi punto es hacerte reflexionar sobre un concepto más amplio de equipo.
¿Cuáles de las actividades que realizas las podría hacer alguien de tu familia? ¿Y cuáles las podría hacer alguno de tus colegas del trabajo? ¿O cuales podrías dejárselas a un FreeLancer a cambio de un poco de dinero?
Si ahora estás pensando que será difícil encontrar a alguien que pueda hacer todas esas actividades tan bien como tú, entonces deberías documentar tus pasos a seguir o enseñarle a los demás cómo es que tú lo haces. Este es el arte de delegar responsabilidades. Debes ser capaz de dar instrucciones claras para que otros las sigan. Así, no necesitas hacerte cargo de todo.
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Muchas personas nos escriben pidiendo ayuda sobre prácticas que pueden hacer a diario para memorizar los consejos que damos aquí. Pensando en todos ustedes, preparé un consejo extra que te puede ayudar para aplicar en tu día a día lo que aprendiste hoy.
Cada mañana, durante el desayuno, pregúntate: «Si pudiera concluir sólo una actividad, ¿cuál sería? ¿cuál es la que tiene mayor prioridad para mí en este momento?» Después, anota tu respuesta, porque ese es el camino que te guiará a poder estar menos ocupado y ser más productivo. Grabé un nuevo video, especialmente para ti que sufres demasiado por estar ocupado. Haz clic en el siguiente link y disfruta.