¡Hola! Seiiti Arata. ¿Alguna vez has intentado crear una lista de tareas y, después de un tiempo has sentido que la la lista empezaba a ser un caos? Si este es tu caso, te voy a dar un consejo sencillo y valioso para que te organices mejor.
Primero, vamos a entender el origen de este problema. Si tu lista de tareas se ha hecho gigante y es un caos, ¿por qué será?
Obviamente no es por la falta de ganas o de iniciativa. Tan sólo el hecho de tomar la actitud para hacer una lista de todas tus tareas ya muestra que tu intención es positiva. Primero, la emoción para crear una lista de todo lo que tienes que hacer. Te instalas alguna aplicación o sencillamente coges papel y boli y empiezas a escribir todas las tareas que te gustaría hacer ese día. Una vez que acabas una actividad, las vas tachando una a una.
Esta es una técnica básica para gestionar las tareas. Pero tiene un problema: la frustración de, cuando acaba el día o cuando ya no tienes energía y todavía tienes cosas que hacer de la lista. Cuando no puedes acabarlo todo, las tareas se van acumulando y acabas con una lista enorme, desorganizada y que ya no te ayuda.
El problema es la falta de organización. Hay una forma sencilla de resolver este problema. Sólo tienes que utilizar contextos para organizar tus tareas.
Los contextos te aclaran cuándo puedes hacer cada tarea
En la forma básica de escribir una lista de cosas que hacer, la organización se basa en fechas. Sencillamente enumeras las cosas que te gustaría hacer ese día y empiezas a hacerlas.
¿Cuál es el criterio para escoger por dónde empezar? Tienes que leer la lista completa y escoger una de las tareas. Esto es relativamente sencillo cuando tienes una lista pequeña, con pocas cosas que hacer.
Sin embargo, cuando tu lista empieza a ser más larga, vas a ver que gastas mucha fuerza de voluntad. Y la fuerza de voluntad es un recurso escaso que se puede agotar con sólo leer la lista y decidir cuál es el orden de prioridad.
Para no gastar la fuerza mirando todos los puntos de tu larga lista de tareas, lo ideal es separar las tareas según el contexto. Esto va a hacer que tu vida esté más organizada y te será mucho más fácil gestionar tus tareas pendientes de forma ordenada.
En la organización por contexto, no haces una única lista general de tareas para el día. En vez de eso, haces diferentes listas específicas de tareas para cada objetivo, y marcas las tareas según el contexto en el que estés.
Por ejemplo, puedes usar el contexto de sitio geográfico: marcas las tareas que puedas hacer cuando estés en casa. O en el trabajo. O en un centro comercial.
Se puede usar el contexto de cantidad de tiempo disponible, marcando las tareas que puedes hacer cuando tengas mucho tiempo. O poco tiempo.
Otra posibilidad es el contexto según las personas involucradas, marcando la lista de tareas que puedes hacer en compañía de una determinada persona. O de un grupo de personas.
Sé más productivo filtrando tus tareas por contexto
La organización de tareas por contextos es una de las ideas principales del clásico libro de productividad Getting Things Done, el famoso GTD. Tienes que poder ver una lista de tareas diferente para cada situación en la que estés.
Por ejemplo, cuando veas que tienes unos minutos libres mientras esperas en una cola, puedes resolver tareas pendientes rápidas que puedas hacer con el teléfono.
Los contextos pueden referirse a lugares, tiempo, personas, o incluso tu disponibilidad de energía o motivación.
Por ejemplo, cuando estás en casa, puedes filtrar la información para ocultar qué tareas sólo podrías hacer en la oficina. Y cuando estés en la oficina, no sirve de nada saber qué tienes que comprar en el súper. La ventaja de filtrar por contexto es que ganas más relevancia de la información, convirtiéndote en una persona más productiva.
Vas formando filas de tareas dentro de proyectos específicos, siempre marcando esas tareas con los contextos en las que se pueden hacer. Así, cuando te encuentres en un determinado contexto, sólo tienes que comprobar qué tareas puedes hacer en ese momento y empezar a hacerlas.
Usa la tecnología para sacar el mejor provecho de los contextos
Utilizar papel y boli para marcar los contextos de tu lista de tareas es posible, pero no es muy productivo. En esta forma analógica, cada vez que estés en un determinado contexto, tendrías que leer todas las tareas en el papel para ir identificando qué actividades puedes hacer en ese contexto.
Por eso, lo ideal es que uses una aplicación de gestión de tareas que, de alguna forma, te permita utilizar contextos.
Por ejemplo, imagina que tienes todas tus tareas registradas en una aplicación. Todas las tareas están marcadas con los debidos contextos.
Ahora imagina que estás en un centro comercial. Abres el gestor de tareas en el móvil, y sólo tienes que clicar en el filtro “centro comercial” para que te enumere todas las tareas que puedes hacer allí.
Si quieres una técnica más avanzada, también puedes filtrar combinando dos o más contextos para ver una lista de tareas todavía más específica.
Por ejemplo, digamos que estás en el trabajo y acabas de recibir la visita de una compañera llamada Alicia.
Puedes abrir tu gestor de tareas y hacer que te filtre las tareas que tengan los contextos “trabajo” y “Alicia”. Así, podrás ver rápidamente lo que puedes resolver con Alicia en el trabajo.
Normalmente, los contextos se utilizan como tags o etiquetas en prácticamente todas las aplicaciones actuales de gestión de tareas. Algunas de esas aplicaciones incluso tienen alarmas integradas al GPS de tu móvil para recordarte exactamente qué hacer en cuanto llegues a un determinado lugar.
Organizar tareas por contexto puede cambiar tu vida
Si tu lista de tareas es muy grande y pierdes el tiempo mirando tareas que son irrelevantes para el contexto en el que estás, gastando fuerza de voluntad para tomar decisiones innecesarias, quizá sea hora de probar una forma más productiva de gestionar tus tareas.
Para crear una planificación de vida real, tienes que incluir todas tus metas de vida en un buen gestor de tareas. Y romper esas metas en pequeñas tareas marcadas con los contextos adecuados.
Haciendo esto rápidamente vas a saber cómo gestionar tareas de una forma mucho más productiva.
Vas a llegar a un sitio y, con unos clicks, sabrás exactamente qué tienes que hacer. Y, además, puedes refinar esa lista de tareas combinando el lugar con el tiempo que tienes disponible o con las personas que están a tu alrededor.
Organizar tareas según el contexto es una técnica que aporta mucha productividad a tu día a día, haciendo que te acerques a tus grandes metas de vida a una velocidad mucho mayor y con más eficiencia.
Lo ideal es que esta técnica se aplique junto a una planificación de vida seria, que cubra todas las áreas de tu vida y que cuente con todas las acciones necesarias para transformarte en quien realmente quieres ser.
Si quieres saber cómo elaborar una planificación así, te invito a ver una clase especial del curso Planificando Tu Vida que muestra exactamente cómo empezar y seguir adelante con tu plan de vida. Puedes ver la clase ahora mismo en el link.