Oi! Seiiti Arata. Quanto mais coisas você tem pra fazer, menos vontade você tem de fazer qualquer coisa.
Quando nós nos sentimos sobrecarregados, muitas vezes ficamos paralisados e não conseguimos fazer nada direito. Temos uma longa lista de tarefas e responsabilidades, mas é tanta coisa na nossa frente que acabamos fugindo para ver uma série, checar as redes sociais ou fazer qualquer outra coisa que não seja encarar a nossa lista de tarefas.
Esse é o paradoxo da procrastinação. Se nós temos uma grande lista de coisas pra fazer, deveríamos estar ocupados fazendo essa lista de tarefas. Mas o sentimento de que não vamos dar conta daquilo tudo nos sobrecarrega e nós acabamos sem fazer nada.
Porém, o que acontece quando não agimos? A nossa falta de ação faz a lista de tarefas crescer ainda mais. Isso dá início a uma espiral negativa. A sensação de estar sobrecarregado aumenta, levando a mais procrastinação. De repente, quando nos damos conta, estamos com uma lista enorme de tarefas atrasadas, responsabilidades não atendidas, e um enorme sentimento de culpa. Me avisa nos comentários se isso já aconteceu com você.
Se não tomarmos cuidado, esse ciclo vicioso pode acabar nos trazendo problemas sérios em casa, no trabalho e até mesmo para a nossa saúde mental. Vamos ver então o que você pode fazer, na prática, para nunca mais se sentir tão sobrecarregado.
Quanto mais tarefas você tem a fazer, mais difícil é cumprir a sua lista de tarefas.
Veja como a vida de cada um de nós pode ser vista como uma enorme lista de coisas pra fazer: Dormir bem, tomar um café da manhã saudável, levar os filhos na escola, fazer exercícios, ir para o trabalho, ter uma alta performance profissional, almoçar, ler as notícias, atualizar as redes sociais, fazer reuniões, pegar trânsito, arrumar a casa, lavar as roupas, meditar, ler livros, passar tempo com a família, sair com os amigos, pagar as contas…
Algumas vezes nossa lista de tarefas é tão grande que chega a nos intimidar. Você cansa só de olhar e acaba deixando de lado tudo o que puder, procrastinando o máximo possível. Quando faz isso, você acha que está escapando e recebendo um pouco de conforto e bem-estar, mas lá no fundo você fica com aquele sentimento de culpa por não fazer o que precisa ser feito.
Em algumas pessoas, esse sentimento se manifesta em forma de ansiedade, insônia ou burnout. É como se a sua mente estivesse sempre operando em segundo plano, tentando processar como você vai dar conta de tudo o que tem pra fazer. Nesse processo, você começa a pensar em tudo de ruim que pode acontecer se você não cumprir sua lista.
Todo tipo de medo irracional começa a aparecer neste momento de fragilidade. Será que eu vou ser demitido? Será que meu relacionamento vai acabar? Será que vou ficar doente?
A sua mente foca em várias coisas, menos em dar início e fazer o que precisa ser feito. Isso inclui sair lendo livros de produtividade, ver vídeos sobre produtividade (hmmmm), lendo comentários em vídeos sobre produtividade (hmmmmm…..) ou ficar procurando aplicativos que prometem organizar a sua lista de tarefas. Qualquer coisa que não seja efetivamente fazer as tarefas é uma desculpa.
A melhor maneira de não se sentir sobrecarregado é unindo simplicidade e ação.
A vida por si mesma já nos traz uma série de responsabilidades, quer você queira ou não. Você precisa ter uma fonte de renda, você precisa cuidar da saúde, você precisa pagar impostos. Essas são tarefas naturais que a natureza ou a sociedade nos impõem. E não há muito o que a gente possa fazer para fugir delas.
Mas, para complicar um pouco a situação, nós também criamos artificialmente uma série de tarefas para nós mesmos. Essas são tarefas necessárias para cumprir os nossos sonhos, os nossos objetivos de vida, mas que na verdade são criações nossas.
Por exemplo, alguém que se impõe a tarefa de postar todos os dias nas redes sociais para atingir uma quantidade xis de seguidores, ou alguém que PRECISA se manter atualizado com as séries do momento, ou alguém que se impõe uma dura rotina de dieta e exercícios para ficar com o corpo super sarado.
Quando você junta as tarefas naturais da vida com essas tarefas auto impostas e ainda acrescenta obstáculos como distrações do celular, trânsito e falta de autoconhecimento, o resultado é uma lista de tarefas praticamente impossível de ser feita. Essa lista é tão impossível de ser realizada que acaba NÃO sendo feita, nos levando à procrastinação, à culpa, à sensação de que vivemos sobrecarregados.
A saída, portanto, é simplificar o máximo possível e agir apenas sobre o que restou da lista após a simplificação.
Simplifique sua lista de tarefas com automatização, delegação e eliminação.
Do mesmo jeito que uma lista de tarefas enorme assusta e leva você à procrastinação, uma lista de tarefas simples e objetiva te leva para a ação. Por isso, simplificar a quantidade de coisas que você tem a fazer é essencial para nunca mais se sentir sobrecarregado.
Se você olhar com cuidado para a sua lista de tarefas, vai ver que a maioria delas não precisam ser feitas exatamente agora, ou não precisam ser feitas por você, ou na verdade nem precisam ser feitas.
Algumas você pode simplesmente automatizar, usando sites, serviços e aplicativos. Outras você pode delegar para outras pessoas, sejam membros da sua equipe no trabalho ou membros da sua família em casa.
Entre as que sobraram, estão aquelas que só podem ser feitas por você mesmo. Para essas, você deve perguntar primeiro se você realmente precisa ou quer fazer essas tarefas.
Por que elas estão na sua lista? Fazer essas tarefas é uma vontade sua ou foi algum desejo colocado na sua cabeça por outra pessoa? O prazer de fazer essa tarefa compensa o tempo e a energia que você tem que dedicar a ela?
Nessa análise de custo-benefício, você pode acabar considerando que a maneira mais fácil de simplificar a sua lista de tarefas é simplesmente abrir mão de coisas que algum dia entraram na sua lista, mas que hoje já não fazem mais sentido para você.
Para ser mais produtivo, você precisa fazer menos coisas. Nós já falamos aqui sobre o mal que a mania de grandeza provoca e sobre como, às vezes, nós precisamos desistir de antigos sonhos que já não fazem mais sentido. Por isso, não tenha medo de abrir mão de tarefas que algum dia entraram na sua lista, mas que nunca foram realizadas.
Esse é um trabalho que você precisa fazer de tempos em tempos, porque as tarefas vão continuar chegando. Depois que você fizer essa primeira revisão na sua lista, automatizando, delegando ou eliminando o que for possível, outras tarefas novas vão aparecer. E aí você deve revisar tudo novamente, para manter a sua lista sempre simples e objetiva.
Com uma lista de tarefas simplificada, foque apenas em dar o próximo passo.
Mesmo depois de automatizar, delegar e eliminar itens da sua lista, ainda assim vão sobrar tarefas inacabadas para você fazer. Essas são as tarefas essenciais, que só você pode fazer. Então a única saída para elas é arregaçar as mangas e fazer o que precisa ser feito.
O segredo para isso é escolher algumas poucas tarefas e focar em apenas uma de cada vez, se concentrando nela por um período definido. Você pode por exemplo usar o método Ivy Lee que você viu no episódio 232 da série Oi! Seiiti Arata para escolher as tarefas e a técnica dos blocos de tempo do episódio 05 da série Aprender Arata para cumprir as tarefas escolhidas.
Resumindo, você escolhe seis tarefas da sua lista na noite anterior. As seis tarefas mais importantes que você tem para fazer naquele dia, em ordem de importância. Geralmente a sua tarefa mais importante é aquela que você mais resiste a fazer, então coloque ela logo no topo da lista.
No dia seguinte, você pega a primeira tarefa da lista, esquece todas as outras e liga um cronômetro com um intervalo definido por você. Até o cronômetro tocar, sua única preocupação é fazer no todo ou em parte a tarefa que você escolheu, esquecendo todo o resto.
Vá repetindo o ciclo enquanto houver tempo ou energia para fazer as tarefas. Se chegar ao fim do dia e você não tiver conseguido cumprir as seis tarefas, simplesmente mova as demais para o dia seguinte.
Parece uma técnica simples e realmente é. Mas com ela você transforma a sua lista em uma relação simplificada de apenas seis tarefas ordenadas por prioridade. Trabalhando apenas nessas seis tarefas e se concentrando em uma de cada vez, você vai evitar que as tarefas voltem a se acumular, formando aquela lista enorme que te deixa sobrecarregado só de olhar para ela.
E agora vem a boa notícia. Do mesmo jeito que procrastinar as tarefas da sua antiga lista te deixava com sentimento de culpa e te colocava em um ciclo vicioso de acumular cada vez mais tarefas, a simplificação da lista e a execução de algumas poucas tarefas por dia te deixa com um sentimento de dever cumprido e te coloca em um ciclo virtuoso para ser cada vez mais produtivo.
O paradoxo da procrastinação é que quanto mais coisas você tem pra fazer, menos vontade você tem de fazer qualquer coisa.
A sua enorme lista de tarefas precisa ser simplificada se você quer realmente focar no que precisa ser feito e se livrar da sensação de estar sempre sobrecarregado.
Depois que a sua lista estiver simplificada, tudo o que você tem a fazer é focar na próxima tarefa a ser feita. Para você que quer saber como ter esse tipo de foco rapidamente, eu te convido a conhecer o curso FOCO da Arata Academy acessando o endereço https://arata.se/cursofoco