Por que checklists são importantes? É que somente existem dois motivos para o fracasso: ignorância e inaptidão.
Ignorância é uma palavra que vem do latim ignorantia, que significa desconhecer. Nós fracassamos por ignorância quando a ciência ainda nos oferece apenas um entendimento incompleto, parcial, sobre o mundo e como as coisas funcionam.
O segundo tipo de fracasso é baseado em inaptidão. Inaptidão vem do latim ineptus, que significa absurdo, inapropriado. Não estar habilitado. Neste caso, o conhecimento existe. A ciência já tem a resposta sobre o que deve ser feito. Porém o fracasso por inaptidão acontece quando não aplicamos o conhecimento corretamente.
Conforme a ciência avança, temos cada vez mais informações que comprovadamente servem para resolver muitos dos nossos problemas. E o paradoxo é que a enorme quantidade de informações torna a nossa tomada de decisão mais complexa.
Com mais conhecimento, existem menos motivos para fracassar por ignorância, porém cada vez mais aumentam os casos de inaptidão, de não colocarmos o conhecimento em prática corretamente. É aqui que checklists fazem toda a diferença.
Checklists salvam vidas. Seja para fazer um avião decolar, para construir um arranha-céu, para um médico operar um paciente ou para você se tornar quem você deseja ser, checklists são a mais simples e eficiente ferramenta para garantir que as coisas vão ser bem feitas.
Não importa o quão bom você é em determinado assunto, checklists bem feitos podem melhorar e muito os seus resultados.
No livro “Checklist: Como fazer as coisas benfeitas”, o médico Atul Gawande mostra em detalhes como uma ferramenta tão simples pode ser tão poderosa para todos aqueles que querem ter mais produtividade, otimizar o tempo e garantir um trabalho de qualidade superior.
Por isso no Resumo Arata Academy de hoje nós vamos ver as ideias por trás do livro e principalmente como você pode aplicar essas ideias para cumprir os seus grandes objetivos de vida.
1. Um checklist é uma listagem de passos claros que precisam ser completados para realizar um procedimento corretamente.
Vamos dar um exemplo de uso de checklist na prática. Para entrar em contato com a Arata Academy existe um único canal oficial que é o formulário disponível. E nós recebemos centenas e até milhares de mensagens dependendo do dia. Mas como é que a gente garante que consegue responder a todas as mensagens de forma coerente?
Quando uma mensagem chega até a Equipe Arata Academy, vemos se a pessoa já entrou em contato conosco antes ou se esta é a primeira vez que nos escreve. Caso tenha entrado em contato antes, nós verificamos para ter certeza de que o contato anterior já foi resolvido. Este é o checklist de preparação.
Somente então lemos o teor da mensagem e verificamos se é um tipo de pedido já conhecido e documentado. Nós temos manuais operacionais que deixam tudo documentado sobre o que deve ser feito em situações conhecidas.
Se é um caso que já está documentado, a Equipe dá continuidade sem precisar da minha opinião. Porém, nos casos em que a Equipe não sabe o que fazer, eu dou orientações e faço treinamento interno para que a Equipe saiba o que fazer no futuro em casos parecidos. Este é um exemplo de como checklists podem aumentar a qualidade do atendimento ao público.
2. O mundo se tornou muito complexo. Checklists são uma forma de simplificar o seu dia a dia.
Algumas décadas atrás, a ciência ainda tinha pouca informação sobre como resolver problemas que hoje são considerados simples. Então, era comum não ser capaz de resolver certos problemas por pura falta de conhecimento.
Porém, conforme a base de conhecimento da humanidade aumenta, a tomada de decisões se torna cada vez mais complexa. O conhecimento nos ajuda… mas também atrapalha por nos sobrecarregar. Agora, muitos dos erros que encontramos para solucionar problemas estão mais relacionados com a má aplicação do conhecimento e menos relacionados à falta de informação.
As pessoas gostam de criticar quem comete erros, principalmente no trabalho.. Porém, é difícil reduzir a quantidade de erro humano apenas com mais treinamento. Em diferentes campos do conhecimento, o processo educacional está cada vez mais longo e rigoroso. Apenas aumentar o tempo de duração dos treinamentos não é suficiente.
Mesmo com longos processos de treinamento e certificação, nós encontramos profissionais de diferentes áreas cometendo erros básicos de falta de atenção, de não utilizar os procedimentos necessários (e conhecidos) para resolver certos problemas. São erros que poderiam ter sido evitados. Porém, o excesso de informações em um mundo cada vez mais complexo acaba fazendo com que mesmo os profissionais mais bem treinados e experientes cometam erros de tempos em tempos.
Como reduzir a complexidade das tarefas que temos que realizar? Usando checklists.
Um médico pode ter checklists próprios para diagnosticar os casos que chegam a ele. Um para tratar cada tipo de doença diagnosticada. Pode ainda ter um checklist para se manter atualizado com as novidades da área. E ainda usar checklists para cuidar da própria saúde, para manter seus relacionamentos e até para se divertir.
No meu caso, só para te dar uma ideia, eu tenho um checklist de viagem que inclui as fases de preparativo, de reservas que precisam ser feitas e até para fazer as malas para saber o que carregar comigo (como cabos e baterias de eletrônicos) e o que vai nas malas maiores.
Pode parecer exagero… porém, estruturar processos em forma de listas é um jeito muito eficiente de simplificar a sua vida. Mesmo que leve um tempo até você conseguir estruturar tudo da melhor forma possível, depois que o checklist está pronto, tudo fica mais fácil.
3. Checklists bem feitos previnem erros graves e aumentam a qualidade do seu trabalho.
Um bom checklist deve ter todos os passos que você precisa dar para cumprir um procedimento. Isso inclui os passos óbvios, aqueles que todos deveriam saber, pois são justamente esses passos óbvios que acabam sendo esquecidos ou pulados.
Por exemplo, um dos primeiros passos para dar suporte a quem escreve para a Arata Academy é verificar se aquela pessoa é aluna de algum dos nossos treinamentos ou não. Isso faz uma grande diferença, pois a pessoa que é nossa aluna tem dúvidas diferentes sobre algum exercício de atividade interativa. Ou seja, as dúvidas são mais avançadas e exigem uma resposta mais detalhada do time de acompanhamento. Já a pessoa que nunca se matriculou em treinamento geralmente tem dúvidas mais simples e de procedimento técnico.
Estaria errado responder uma mensagem sem primeiro verificar se a pessoa já é aluna, pois isso poderia causar erros. Estaria errado mandar um link de matrícula por exemplo do treinamento Planejando Sua Vida para uma pessoa que já tem acesso a este treinamento.
Então, este exemplo explica que nós podemos pensar nos checklists como uma ferramenta, como uma rede de proteção que nos ajuda a prevenir erros como esse. Essa rede deve conter todos os passos essenciais, mas ao mesmo tempo deve ser tão curta quanto possível.
Você só deve incluir nos seus checklists os itens que são essenciais para realizar aquele procedimento. Os itens essenciais são aqueles que, se não forem feitos, podem gerar resultados desastrosos.
Esses itens também devem ser claros, para evitar que você perca tempo tentando entender o que aquilo quer dizer. Por exemplo, em vez de algo abstrato como “Ajudar aluno a acessar o treinamento”, eu devo escrever no meu checklist algo mais específico como “Enviar o link de troca de senha para o aluno”.
Além disso, é preciso ficar claro se a lista é do tipo LER-FAZER ou do tipo FAZER-CONFIRMAR.
Na lista do tipo LER-FAZER, você segue um único passo de cada vez. Você lê o primeiro item que está na lista, faz e marca como cumprido. E logo em seguida lê o próximo item e faz o que está escrito e assim por diante. É parecido como seguir uma receita de culinária.
Na lista do tipo FAZER-CONFIRMAR, você simplesmente faz tudo o que acha que precisa ser feito usando a sua memória. E quando você achar que completou tudo o que precisava ser feito, então faz uma pausa para ler e verificar se todos os itens do checklist foram cumpridos.
O checklist também deve ser conciso. Inclua todos os itens essenciais, mas não transforme o seu checklist em um manual completo e detalhado de como fazer cada tarefa.
Por exemplo, na aviação cada checklist deve conter idealmente de cinco a nove itens, para ser lido em cerca de um minuto. Ser breve e claro é fundamental para evitar que os pilotos se distraiam e acabem pulando alguns itens essenciais.
Isso não significa que você deve ficar preso a esses números. Você deve apenas seguir a regra geral de deixar o seu checklist tão completo quanto possível com os itens essenciais, mas sem exagerar na dose acrescentando detalhes irrelevantes.
4. O checklist não é uma obra final e definitiva. Ao contrário, você deve continuamente refinar seus checklists.
Uma outra dica prática é que você somente saberá se tem um bom checklist depois de colocar a lista em prática. E conforme você utiliza a lista, vai descobrir que alguns itens do checklist são desnecessários e podem ser removidos. Outros itens precisam ser modificados, colocados em uma ordem sequencial diferente. E na prática vai descobrir que novos itens precisam ser adicionados.
Por exemplo, sempre que eu faço alguma viagem e descubro algo que deu errado, eu abro o meu checklist de viagem e faço adaptações para que a próxima viagem evite aquele mesmo problema.
De modo parecido, quando você cria checklists para diferentes situações da sua vida pessoal, profissional e trabalho em equipe, você deve continuamente observar se algum erro aconteceu. Pense como é que seu checklist pode ser melhorado para evitar a repetição deste erro e faça os ajustes necessários. Você pode até colocar uma data ou dar um número de versão para a alteração mais recente do seu checklist.
5. Checklists são essenciais para um bom trabalho em equipe.
Se você trabalha com equipes, os checklists também são uma ótima ferramenta para garantir a padronização e a qualidade do trabalho final.
Mas é necessário deixar bem claro para toda a Equipe que o checklist é uma ferramenta para ajudar. Se você forçar o uso sem permitir que a equipe compreenda o valor do checklist, existe um grande risco de rejeição e de que no dia a dia o checklist não seja usado seriamente. É comum que algumas equipes simplesmente marquem todos os itens como concluídos sem verificar de verdade cada um dos itens nos procedimentos.
Quando um trabalho é feito por muitos especialistas, cada um atua em sua área de especialidade. Se toda a equipe tiver um checklist em comum, com os passos que cada um deve dar, o trabalho fica muito mais efetivo. Isso economiza tempo, reduz o estresse e aumenta a qualidade do trabalho final.
Não sei se você já assistiu o filme Sully: O Herói do Rio Hudson, com o Tom Hanks. É um filme baseado em uma história real, do Voo 1549, que teve que fazer um pouso de emergência no Rio Hudson poucos minutos depois de decolar do Aeroporto de Nova York em 2009. Naquela época, a mídia ficou glorificando o piloto como um herói que tinha impedido a morte de centenas de passageiros.
Mas o próprio piloto fez questão de lembrar a todos que o pouso de emergência só foi bem sucedido porque toda a equipe seguiu os procedimentos do checklist preparado para situações como aquela. Se alguns membros da equipe não tivessem seguido os itens atribuídos a cada um deles, o piloto não teria conseguido aterrissar com segurança.
Você pode fazer o mesmo com o seu trabalho. Reúna a sua equipe e comece a definir os itens essenciais para cada procedimento que vocês fazem no trabalho. Coloque esse checklist em um lugar que seja compartilhado por todos, usando por exemplo algum aplicativo compartilhado de gerenciamento de tarefas. Depois comecem a usar o checklist para ir refinando até que ele se torne um guia seguro para vocês realizarem o trabalho com a melhor qualidade possível.
A maior diferença em checklists compartilhados é que a equipe precisa ter uma boa comunicação. Se um membro da equipe vê que um item está marcado como finalizado, ele precisa ter certeza de que ele foi realmente feito. Caso contrário, as pessoas perdem a confiança no checklist e ele se torna inútil.
Para melhorar a comunicação, você pode incluir no próprio checklist itens informando a um membro da equipe que ele precisa comunicar ao próximo membro depois que uma tarefa for realizada.
6. Checklists salvam a vida das pessoas, mas também podem melhorar muito a sua própria vida.
Por ser médico, Atul Gawande dá muitos exemplos de como checklists são usados em hospitais para salvar a vida de pacientes doentes ou acidentados. Ele dá o exemplo de um checklist de dezenove itens testado pela Organização Mundial de Saúde em oito hospitais e que resultou na redução de quarenta e sete por cento de mortes em cirurgias.
Mas você pode usar os checklists não para curar doenças e sim para evitar que elas aconteçam. Sabe o ritual matinal que falamos no episódio 139 da série Oi! Seiiti Arata? Esse ritual nada mais é do que um checklist com uma série de tarefas que você pode fazer logo ao acordar para garantir que vai começar o seu dia do jeito mais saudável e produtivo.
O mesmo vale para os seus objetivos pessoais. Para ser a pessoa que você deseja ser, é preciso que você faça as tarefas necessárias para atingir esse objetivo. Por exemplo, vamos supor que você deseja ser uma pessoa atlética, em boa forma física. Então você precisa comer bem, fazer exercícios físicos e dormir bem.
Para cada uma dessas coisas, você pode ter um checklist com a sua dieta, o seu treino, o seu descanso. Depois que você modelar e listar o que precisa fazer para cumprir aquele objetivo, tudo o que você tem a fazer é seguir o seu checklist.
Essa ideia pode ser usada para todos os seus grandes sonhos. Ser quem você deseja ser e cumprir o seu plano de vida pode ser tão simples quanto estruturar o que precisa ser feito e depois seguir a lista.
este link” target=”_blank” rel=”noreferrer noopener”>O ideal é que essas listas e objetivos estejam incluídos em um plano de vida maior, que contemple também os seus valores pessoais e outras reflexões mais profundas, como ensinamos no treinamento Planejando Sua Vida. Mas no final das contas, se você quer cumprir qualquer meta, primeiro estruture o que você precisa fazer e depois transforme isso em um checklist para transformar suas intenções em ações concretas.
Checklists são uma lista de passos que precisam ser completados para a realização correta de um procedimento. Uma ferramenta tão simples como essa ajuda a salvar vidas, realizar trabalhos de qualidade superior e cumprir os seus maiores objetivos.
Você pode começar a usar o poder dos checklists na sua vida agora mesmo. Escolha um procedimento que você costuma realizar na sua casa ou no seu trabalho e estruture ele em forma de checklist, com os itens essenciais. Depois comece a usar e vá refinando a lista a cada uso, até chegar ao modelo ideal.
Se você quiser dar um passo além, inclua esses checklists em um plano de vida maior. Um planejamento que inclua desde os seus mais altos valores pessoais até os próximos itens que você precisa cumprir nas suas listas de tarefas. Você pode aprender a montar um planejamento assim no treinamento Planejando Sua Vida, que está disponível neste link