Oi! Seiiti Arata. Se você está sempre ocupado, precisamos ter uma conversa. E não venha me dizer que você está ocupado!
Sabe aquela pessoa que está sempre cheia de coisas pra fazer, na correria, e super atarefada? Pois é, dificilmente ela vai encontrar um momento em que terá completado todas as tarefas.
Quanto mais ela consegue realizar as coisas do dia-a-dia, mais ela percebe que as tarefas que foram concluídas estão dando origem a novos compromissos.
Por exemplo, um dos itens da sua lista de tarefas é organizar o seu escritório. Quando você completa essa tarefa, percebe que precisa dar destino para alguns livros que você não quer jogar fora, mas também não quer manter na sua biblioteca.
Daí, você cria uma nova tarefa para fazer: ir até uma biblioteca pública ou um sebo para doar ou vender os livros. Sempre que concluímos algumas tarefas, percebemos que estamos diante de uma nova situação que fazem brotar novas tarefas como consequência natural.
Por isso, é uma ilusão acreditar que basta fazer as tarefas mais rápido para ter tempo livre. Isso nunca vai acontecer.
1. Não tente abraçar o mundo
O desejo de fazer tudo ao mesmo tempo indica uma falta de experiência em priorizar aquilo que merece vir em primeiro lugar.
O que é produtividade pra você? Será que você acha produtivo realizar o dobro de tarefas na metade do tempo? Talvez, se você realizar o dobro de tarefas, você vai acabar dando início ao dobro de novos compromissos.
Esse é o problema de tentar abraçar o mundo: simplesmente, não é possível. Não me entenda mal, eu acredito que é muito saudável termos grandes planos para nosso futuro, grandes aspirações, pensar e sonhar de forma audaciosa.
Mas, ao mesmo tempo, precisamos de pensar em planos realistas e sustentáveis. Caso contrário, vamos acabar sempre nos frustrando, estressados, ansiosos e com grandes chances de entrarmos em colapso. Além disso, se eu assumo mais compromissos que consigo dar conta, em pouco tempo, terei uma legião de pessoas insatisfeitas ao meu redor me cobrando sobre coisas que eu deveria ter concluído mas não consegui dar conta.
Ao estruturar seus planos, ao se comunicar com pessoas, ao planejar sua agenda, tenha sempre essa primeira dica em mente: não tente abraçar o mundo.
Tenha consciência dos compromissos que já estão assumidos, do que é importante pra você e da necessidade de manter equilíbrio na sua vida. Lembrar das suas limitações é um exercício de humildade e de sabedoria. Isso vai te ajudar a implementar nossa próxima dica:
2. Tenha clareza sobre qual é a sua prioridade
Existe um risco muito grande de você desperdiçar seu tempo se ocupando com pequenas coisas que não trazem valor ou qualquer resultado.
Vamos fazer um exercício juntos: peque seu caderno e uma caneta para dedicar cinco minutos escrevendo todas as atividades pendentes que você tem. Inclua tudo o que você conseguir se lembrar. Pessoas que você precisa entrar em contato, mensagens que estão sem respostas, agradecimentos para alguém, coisas que você precisa finalizar, livros e revistas que estão na sua mesa te olhando e esperando para serem lidos, filmes que seus amigos te indicaram e você quer ver, a lista de tarefas do trabalho que você tem pra ver… Enfim, tudo. Faça uma pausa no vídeo, escreva, e já voltamos.
Pronto? Em geral, a cada 10 itens que você listou, apenas um realmente merece prioridade. O resto vai ficando sempre pra depois, ou de preferência, pra nunca.
Se você acaba se ocupando com essas atividades de menor valor, você vai estar sempre afobado, sempre ocupado, na correria, decepcionado consigo mesmo porque não consegue dar conta de tudo.
Respire aliviado e se permita deixar várias dessas coisas de lado.
3. A arte de delegar
Eu tenho certeza que você talvez tenha ficado indignado porque existem algumas tarefas da sua lista que apesar de não serem prioridades, não podem ser deixadas de lado. Muito bem, então elas devem ser feitas, mas não precisam ser feitas necessariamente por você.
É nesse momento que você precisa aprender a envolver outras pessoas no seu time.
Não estou dizendo pra você sair contratando pessoas como se fossem seus empregados, não é isso. Bom, caso você tenha uma empresa, pode ser o caso de iniciar algumas contratações. Mas eu quero te convidar para refletir sobre um conceito mais amplo de time.
Quais atividades você está realizando e que poderiam ser feitas por outras pessoas da sua família? Quais tarefas estão na sua mão e que poderiam ser feitas por um colega? Ou, talvez, por um freelancer que tenha interesse em fazer um bico temporário em troca de uma renda extra?
Caso agora a sua desculpa seja de que será difícil a outra pessoa conseguir fazer a tarefa com o mesmo nível de qualidade que você, então isso significa que você precisa aprender a documentar os procedimentos de modo que qualquer pessoa consiga fazer. Essa é a arte de delegar. Você precisa ter a capacidade de dar instruções claras para serem seguidas.
No nosso curso Produtividade Ninja, nós passamos mais detalhes sobre como delegar esses trabalhos de menor importância. Clique aqui nesse link para obter mais informações sobre o curso.
Muitas pessoas nos escrevem pedindo algumas práticas diárias para aprimorarem as dicas que passamos aqui, então, pensando em vocês, separei uma dica bônus e que pode te ajudar a aplicar o que você aprendeu hoje no seu dia-a-dia.
Logo pela manhã, quando você está tomando seu café e pensando a respeito do dia que está por vir, pergunte a si mesmo: se eu pudesse concluir apenas uma única tarefa, qual é essa tarefa que tem o maior poder em minha vida hoje? Nos meus projetos e planos para o futuro.
Anote essa resposta, porque ela é o caminho que vai indicar a solução pra você ficar menos ocupado e mais produtivo. Eu gravei um vídeo novo, especialmente pra você que sofre estando demasiadamente ocupado. É só visitar esse link e aproveitar.