Este é o mínimo que você precisa saber sobre o GTD ou método Getting Things Done (traduzido para português como A Arte de Fazer Acontecer).
O GTD é um método para organizar todos seus projetos e tarefas. Um dos princípios do GTD é que você possa confiar 100% no sistema. Usando o GTD corretamente, você vai coletar todas as suas tarefas, ideias e projetos e tirar essas informações da sua memória, liberando sua criatividade e impedindo você de correr o risco de se esquecer das coisas.
Comece com a fase de COLETA
Para você ter mais organização com listas a primeira coisa a fazer é escrever todas as tarefas. Então, essa é a fase de COLETA
Seja rápido e anote tudo usando poucas palavras, pois além de Coletar é necessário também Processar, Organizar, Rever e Fazer.
O que queremos alcançar aqui é uma coleta de informações, tirando tudo da sua cabeça e colocando no papel, na Caixa de Entrada.
A fase de coleta é para registrar tudo que é da vida profissional, familiar, afazeres da casa, tarefas acadêmicas e deixar em um lugar onde vamos PROCESSAR.
PROCESSAR significa olhar para o que nós coletamos e fazer uma rápida análise.
Não é pra gastar muito tempo aqui! Você vai rapidamente ler as informações e se perguntar: é algo que eu consigo realisticamente completar em dois minutos ou menos?
Caso sim, eu faço agora. Não tem sentido ficar empurrando isso pra depois.
Se for algo que demore mais do que dois minutos, então eu vou continuar processando. Ou seja, vou organizar esta tarefa pra uma lista específica (veja quais são as listas mais abaixo neste post), dentro de um certo contexto e hierarquia.
ORGANIZAR é definir a ordem de prioridades.
ORGANIZAR é essencial pois é a hierarquia me ajuda a saber qual tarefa eu faço primeiro, qual é a próxima e assim por diante, sempre um passinho de cada vez.
E tenho que continuar organizado!
Não adianta fazer tudo isso uma única vez na vida. Conforme os eventos acontecem, eu olho para as novas pendências e compromissos e vou COLETAR, ou seja, vou sempre enviando para a minha Caixa de Entrada que é onde eu vou processar depois.
E a parte mais importante é colocar a mão na massa.
FAZER é o momento em que você mais deve se dedicar. É a execução que traz os resultados desejados.
Eu faço as atividades que são muito rápidas de serem finalizadas e faço as que são as prioritárias dependendo do contexto.
Se estou no trabalho, envolvido com o projeto A, então eu procuro quais são as prioridades e executo.
Repare, portanto, que a maior parte do meu tempo é aqui no FAZER.
Coletar, processar, organizar são muito rápidos e eu não devo desperdiçar tempo demais nisso. Com a prática você ganha velocidade.
E por fim, tem pessoas que gostam de fazer uma revisão de tudo no final da semana pra olhar a lista de entrada e realizar as fases de processamento e organização. Isso é REVER, que é também necessário pra manter a casa em ordem.
Pronto! Isso é o mínimo que você precisava pra entender o fluxo do GTD! Vamos continuar avançando:
Tenha diferentes listas com diferentes funções.
Estas são as diferentes listas sugeridas no GTD:
i. Caixa de Entrada
A Caixa de Entrada faz parte da fase de Coleta. Tudo o que vai te demandar mais de dois minutinhos tem que ir pra Caixa de Entrada.
Você vai processar depois.
O que você realiza em dois minutos ou menos não vale a pena jogar na Caixa de Entrada: é melhor realizar imediatamente.
ii. Lista de Projetos
Se você está sentindo que algumas das suas tarefas são muito complexas e demoram muito tempo pra realizar, então você precisa quebrar a tarefa em vários pedaços menores.
iii. Lista de Próximas Ações
Conforme você processa, vai perceber que existem algumas ações simples, órfãs. Elas não estão atreladas a nenhum projeto específico ou com uma data específica.
Use esta lista para organizar e marque qual é o Contexto a que ela se refere.
iv. Calendário
Não é qualquer coisa que você vai anotar no calendário. Só anote aquilo que tem data marcada, que precisa ser agendado, como por exemplo a sua consulta de checkup anual com o médico.
Tem gente que acaba atolando o calendário desnecessariamente com atividades que na verdade poderiam ser melhor administradas nas outras listas.
Calendário é só para aquilo que tem um compromisso agendado.
v. Lista do talvez um dia desses
Eu já falei em detalhes sobre a lista do Talvez um dia desses (vídeo abaixo). Ela é especial pra você empilhar aquelas tarefas que você não tem certeza se vai realizar agora. Talvez. Um dia desses. Então deixe lá anotado.
vi. Lista de Espera
Se você é do tipo de pessoa que trabalha em equipe e costuma delegar tarefas para outras pessoas, essa lista é essencial pra poder cobrar o que está sendo realizado pelos outros.
Mas pode também ser usado pra coisas do dia a dia como por exemplo “Esperando o primo Roberto devolver a caixa de ferramentas que emprestei”.
vii. Lista de Referência
Esse aqui eu uso bastante e tem diferentes aplicativos que eu recomendo dentro da área de alunos do curso Produtividade Ninja, que é o curso avançado de produtividade pessoal da Arata Academy.
Sabe, tem momentos em que eu me deparo com uma referência, uma ideia, uma informação, um vídeo, um link valioso e tudo isso não representa uma ação que tem que ser processada. Mas eu quero manter por perto pra não perder, eu quero isso como referência. E então eu vou arquivando de forma organizada.
Se você achou muito complicado, calma.
Continuaremos apresentando o método GTD pois ainda tem muito mais pra gente falar: contextos, revisões, projetos e muito mais. Enquanto isso eu quero te convidar para conhecer como o Produtividade Ninja que oferece uma forma mais simples para lidar com tantas listas diferentes: clique aqui